Hoe de vastgoedsector werkt aan een toekomstbestendige informatieketen

Eén taal als fundament voor data-gedreven vastgoedexploitatie 

Tijdens de bijeenkomst van de werkgroep Wonen van VGM NL en IVBN stond één vraag centraal: hoe zorgen we ervoor dat data daadwerkelijk leidt tot betere vastgoedsturing?  

Onder leiding van Ronald de Nas (Bestuurslid VGM NL) gingen vertegenwoordigers van beleggers, vastgoedmanagers en brancheorganisaties in gesprek over standaardisatie, procesintegratie en datakwaliteit. 

Na het uitwisselen van informatie over actuele dossiers binnen de gezamenlijke werkgroep Wonen, waaronder ontwikkelingen rond de Autoriteit Persoonsgegevens, het herziene ROZ-model Woonruimte in verband met de Wet Modernisering Servicekosten, het Schuldenknooppunt en het huurregister, verschoof de aandacht naar de themasessie over data, standaardisatie en digitale samenwerking. 

Van databubbel naar gedeelde informatiebasis

In zijn aftrap schetste Sander Middendorp (manager Data & Digitalisering bij Aedes) hoe de corporatiesector de afgelopen jaren grote stappen heeft gezet met datastandaarden en informatie-uitwisseling. Volgens hem begint succesvolle digitalisering niet bij technologie, maar bij eenduidige definities en afspraken over data. Wanneer organisaties verschillende betekenissen geven aan dezelfde begrippen, ontstaan fouten en inefficiënties in de hele keten.  

Hij nam de deelnemers mee in de ervaringen van de corporatiesector, waar al jarenlang wordt gewerkt aan afspraken over datastandaarden en informatie-uitwisseling. Daarbij stond niet de techniek centraal, maar de vraag hoe organisaties gezamenlijk betekenis geven aan data.  

Volgens Middendorp ontstaat succesvolle data-uitwisseling niet vanzelf. Organisaties moeten gezamenlijk bepalen wat begrippen betekenen, wie eigenaar is van gegevens en wie verantwoordelijk is voor de kwaliteit ervan. Pas wanneer die basis op orde is, ontstaat betrouwbare informatie die sectorbreed gebruikt kan worden. 

Die oproep tot een gemeenschappelijke taal vond weerklank bij de andere panelleden. Tegelijkertijd werd duidelijk dat de praktijk vaak weerbarstiger is.

Niet nog een systeem, maar betere data

Tijdens de paneldiscussie werd duidelijk dat veel organisaties nog sterk vanuit applicaties denken. De discussie draaide daarom al snel om een fundamentele verschuiving: van applicatiegedreven werken naar datagedreven werken.  

Wendy de Ridder (Head of Digital Transformation bij Vesteda):

“Betrouwbare data is geen IT-vraagstuk. Het is een organisatievraagstuk dat de hele vastgoedketen raakt.”

Voor haar ligt de uitdaging vooral in het loskoppelen van data en systemen. Organisaties moeten voorkomen dat cruciale informatie opgesloten raakt in afzonderlijke applicaties. Niet het systeem moet centraal staan, maar de data zelf. Alleen dan ontstaat voldoende flexibiliteit om processen te verbinden en nieuwe technologieën toe te voegen. 

Ook Rick Middendorp (Head of business technology bij Bouwinvest) benadrukte dat datagedreven werken meer vraagt dan technische koppelingen. Volgens hem ontstaat echte meerwaarde pas wanneer informatie betrouwbaar, herbruikbaar en toegankelijk is voor verschillende delen van de organisatie. Dat vraagt om duidelijke eigenaarschap, consistente datakwaliteit en nauwe samenwerking tussen business en IT. 

“Technologie is niet de uitdaging. De echte opgave zit in het verbinden van processen, systemen en mensen rondom dezelfde informatie.” aldus Rick. 

Ook vanuit de zaal werd het belang van een solide informatiearchitectuur onderstreept. 

Wie beheert de waarheid? 

Een terugkerend thema was de verantwoordelijkheid voor data. Wanneer bijvoorbeeld onderhoud wordt uitgevoerd of een woning wordt aangepast, moet duidelijk zijn waar de bronregistratie plaatsvindt en wie ervoor zorgt dat mutaties worden doorgevoerd.  
Mark Smits (VB&T) merkt op dat:

“Een “single source of truth” is belangrijker dan het streven naar een één allesomvattend systeem. Vragen als “Wie is bronhouder?”, “Wie beheert de data?” en “Wie borgt de kwaliteit?” blijken minstens zo belangrijk als de technische inrichting van systemen.” 

Wat betekent AI voor datastandaarden? 

Uiteraard kwam ook de rol van kunstmatige intelligentie uitgebreid aan bod. Hoewel AI steeds beter in staat is gegevens te interpreteren en verbanden te leggen, was het panel eensgezind dat AI geen vervanging is voor goede datadefinities en datakwaliteit. Slechte of inconsistente data blijven ook voor AI een probleem. AI zal een hulpmiddel voor data-analisten blijven dat hem ondersteunt, hun rol zal niet geheel overgenomen worden. Tegelijkertijd ontstond een interessante discussie over dataminimalisatie. Enerzijds willen organisaties alleen gegevens verzamelen die daadwerkelijk nodig zijn. Anderzijds biedt juist een rijkere dataset nieuwe mogelijkheden voor analyses, voorspellingen en AI-toepassingen.  

Het vinden van de juiste balans werd door Sander Middendorp benoemd als een belangrijke uitdaging voor de komende jaren.  

“De grootste winst zit niet in nóg meer data verzamelen, maar in het beter benutten van de data die we al hebben.” 

Begin klein, werk samen

Ondanks de omvang van de opgave kwam de bijeenkomst tot een pragmatische conclusie. Wachten op een volledig uitgewerkt sectormodel is niet nodig. De eerste stappen kunnen worden gezet binnen processen waar het gezamenlijke belang duidelijk aanwezig is. Daarbij werden onder meer financiële gegevens, factuurdata, transactiedata en exploitatiegegevens genoemd als mogelijke vertrekpunten.  

De bijeenkomst sloot af met een oproep om gezamenlijk verder te bouwen aan standaarden, informatie-uitwisseling en samenwerking in de keten. Zoals Sander Middendorp al aangaf:

“De sector beschikt over enorme hoeveelheden data. De volgende stap is zorgen dat die data vergelijkbaar, uitwisselbaar en bruikbaar wordt.”

De rode draad van de ochtend was helder: zonder een gedeelde taal, uniforme definities en betrouwbare gegevens blijft de potentie van data-gedreven vastgoedexploitatie onbenut. Technologische mogelijkheden zijn volop aanwezig, maar de sector staat voor de uitdaging om processen, systemen en organisaties beter op elkaar aan te laten sluiten.