Vanaf 1 januari 2027 kunnen Verenigingen van Eigenaars (VvE’s) hun algemene ledenvergadering volledig digitaal organiseren. Met de inwerkingtreding van de Wet digitale algemene vergadering privaatrechtelijke rechtspersonen krijgen VvE’s meer vrijheid in de wijze waarop zij vergaderen. Voor VvE-beheerders betekent dit nieuwe mogelijkheden, maar ook aandachtspunten bij de organisatie en begeleiding van vergaderingen.
Meer keuzevrijheid voor VvE’s
Tijdens de coronaperiode hebben veel VvE’s ervaring opgedaan met digitaal vergaderen. Dankzij tijdelijke wetgeving konden vergaderingen volledig online plaatsvinden. Na het vervallen van deze tijdelijke regeling bestond behoefte aan een permanente wettelijke basis.
Die komt er nu. De nieuwe wet maakt het mogelijk om te kiezen tussen een fysieke, hybride of volledig digitale vergadering. Digitaal vergaderen wordt niet verplicht. VvE’s behouden de vrijheid om fysieke vergaderingen te organiseren.
Wie bepaalt of een VvE digitaal vergadert?
Voor VvE’s geldt een specifieke regeling. Degene die bevoegd is de vergadering bijeen te roepen, doorgaans het bestuur of de voorzitter, kan besluiten dat de vergadering volledig digitaal of hybride toegankelijk is. Een voorafgaande machtiging van de algemene vergadering is hiervoor niet vereist. Ook hoeft de splitsingsakte niet te worden aangepast om van deze nieuwe mogelijkheid gebruik te maken.
Wel geldt een belangrijke waarborg voor appartementseigenaren. Eigenaren die gezamenlijk ten minste 25% van de stemmen vertegenwoordigen, kunnen schriftelijk verlangen dat de vergadering ook fysiek toegankelijk is. Dit verzoek moet uiterlijk zeven dagen na de oproeping worden gedaan. In dat geval moet alsnog een fysieke deelnameplek worden aangeboden en moeten de leden hierover worden geïnformeerd.
Houd hier bij de voorbereiding dus rekening mee! Het is niet altijd mogelijk om op zeer korte termijn een geschikte vergaderlocatie te vinden die voldoet aan de vereisten in het reglement van splitsing (denk bijvoorbeeld aan het verplicht moeten houden van een vergadering in een specifieke gemeente of stadsdeel).
Welke voorwaarden gelden voor digitaal vergaderen?
Een digitale vergadering moet zoveel mogelijk gelijkwaardig zijn aan een fysieke vergadering. Dat betekent dat deelnemers hun vergader- en stemrechten daadwerkelijk moeten kunnen uitoefenen.
De wet stelt onder meer de volgende voorwaarden:
- Identificatie: de identiteit van digitaal deelnemende stemgerechtigden moet kunnen worden vastgesteld.
- Actieve deelname: deelnemers moeten de vergadering rechtstreeks kunnen volgen en via beeld en geluid kunnen deelnemen aan de beraadslaging.
- Stemrecht: deelnemers moeten tijdens de vergadering rechtstreeks elektronisch hun stem kunnen uitbrengen.
- Duidelijke oproeping: de uitnodiging moet vermelden hoe leden digitaal kunnen deelnemen en stemmen. Alleen een livestream aanbieden is dus onvoldoende. Er moet sprake zijn van tweezijdige communicatie.
Wat betekent dit voor VvE-beheerders?
Voor professionele VvE-beheerders biedt de nieuwe wet mogelijkheden om vergaderingen flexibeler en efficiënter te organiseren. Digitale deelname kan bovendien de toegankelijkheid vergroten voor eigenaren die niet fysiek aanwezig kunnen zijn.
Tegelijkertijd vraagt digitaal vergaderen om een zorgvuldige voorbereiding.
Voor beheerders is het verstandig om tijdig aandacht te besteden aan de gebruikte vergadersoftware, de identificatie van deelnemers, de inrichting van elektronische stemprocedures en de wijze waarop volmachten en stemverhoudingen worden geregistreerd.
Ook is het belangrijk rekening te houden met eigenaren die minder digitaal vaardig zijn en met mogelijke technische storingen tijdens een vergadering.
De bestaande bepalingen in de splitsingsakte en het toepasselijke splitsingsreglement blijven daarnaast relevant, onder meer voor oproepingstermijnen, volmachten en de mogelijkheid om vooraf elektronisch te stemmen.
Voorbereiden op 2027
Met de inwerkingtreding van de nieuwe wet ontstaat voor VvE’s en hun beheerders meer ruimte om de vergadervorm af te stemmen op de wensen en mogelijkheden van de eigenaren.
VGM NL adviseert haar leden om de komende periode te benutten om hun vergaderprocessen en digitale voorzieningen tegen het licht te houden. Zo kunnen zij hun VvE’s tijdig informeren over de nieuwe mogelijkheden en begeleiden bij een zorgvuldige toepassing ervan.
De Wet digitale algemene vergadering privaatrechtelijke rechtspersonen treedt op 1 januari 2027 in werking.